Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) besteht für alle Arbeitgeber ab sofort die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Allerdings ist es laut BAG nicht ausreichend, Mitarbeitende lediglich dazu anzuweisen. Arbeitgeber müssen dafür Sorge tragen, dass ihr Arbeitszeiterfassungssystem den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden gewährleistet sowie die gesetzlichen Regeln zum Datenschutz einhält. Welche Systeme geeignet sind und was Arbeitgeber weiterhin wissen sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Der Europäische Gerichtshof (EUGH) hat bereits am 14. Mai 2019 eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung festgestellt. So heißt es in der Pressemitteilung: „Um die praktische Wirksamkeit der von der Arbeitszeitrichtlinie und der Charta verliehenen Rechte zu gewährleisten, müssen die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber daher verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.“
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
Am 13. September 2022 hat das Deutsche Bundesarbeitsgericht (BAG) darauf reagiert und eine Änderung des Arbeitsschutzgesetzes vorgenommen, wonach Arbeitgeber seitdem nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (Arbeitsschutzgesetz) dazu verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die tatsächlich geleistete Arbeitszeit von Arbeitnehmer*innen erfasst werden kann. Die alleinige Einführung eines solchen Systems reicht laut BAG jedoch nicht aus. Arbeitgeber sind auch dazu verpflichtet, dieses ordnungsgemäß anzuwenden, um den Schutz der Beschäftigten zu gewährleisten. Das gilt auch für die flexible Vertrauensarbeitszeit, das Mobile Arbeiten und Homeoffice. Hier müssen ab sofort ebenfalls die tatsächlichen Arbeitszeiten erfasst werden. Dabei steht es laut der BAG-Begründung Arbeitgebern frei, ob sie die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden mithilfe eines manuellen oder digitalen Systems erfassen.
Arbeitsschutz für Beschäftigte
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung soll Beschäftigten einen umfassenden Arbeitsschutz gewährleisten. Laut Arbeitszeitmonitor 2019 arbeiten über die Hälfte aller Angestellten in Deutschland mehr als vertraglich vereinbart. Die empirische Studie von Compensation Partner zu Überstunden und Überstundenausgleich in Deutschland zeigt, dass Arbeitnehmer*innen im Schnitt auf rund drei Überstunden pro Woche kommen, die bei fehlender Dokumentation oftmals nicht ausgeglichen werden. Durch die neue Rechtsprechung zur Arbeitszeiterfassung soll sich dies jetzt ändern. Denn laut Arbeitszeitgesetz müssen Überstunden in Deutschland bezahlt oder abgebaut werden, sofern Arbeitsverträge keine Regelung für Überstunden vorsehen.
Was muss ein Arbeitszeiterfassungssystem nach BAG-Vorgaben leisten?
Arbeitszeiten müssen vom Arbeitgeber verlässlich und objektiv erfasst werden. Das System zur Arbeitszeiterfassung sollte zudem die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden gewährleisten sowie den Schutz der Daten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sicherstellen. Verpflichtend aufzuzeichnen sind Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausenzeiten, dazu zählen auch Raucher*innenpausen und Überstunden.
Dafür scheint auf den ersten Blick eine Exceltabelle eine einfache Möglichkeit zur Zeiterfassung zu sein. Doch diese stößt schnell an ihre Grenzen. Warum? Im Gegensatz zu manuellen Stundenzetteln, Stechuhren oder Excel-Dateien, ist eine digitale Zeiterfassung beispielsweise über ein Webinterface oder eine App weniger fehleranfällig, schwieriger manipulierbar und effizienter. Zudem ist hier die Möglichkeit einer direkten Auswertung und eine hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit gegeben, was sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmende von Vorteil ist. Zudem ist eine Übermittlung der Arbeitszeiten beispielsweise für Kosten- oder Lohnabrechnung möglich, was über Excel wesentlich umständlicher und fehleranfälliger ist.
Überblick: Was macht eine Zeiterfassungssoftware besser als beispielsweise eine Erfassung mit Excel?
Vorteile für eine Zeiterfassung über ein Webinterface oder eine App sind:
- große Zeitersparnis
- geringe Fehleranfälligkeit
- schwieriger manipulierbar: Nachträgliche Änderungen werden dokumentiert
- hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit
- einfacher Datentransfer in Buchhaltungs- und Rechnungssoftware
- Auswertungen und Reports per Knopfdruck
- automatische Berechnung der Überstunden, Löhne, Zusatzkosten etc.
- sichere Einhaltung des Arbeitsschutzes der Arbeitnehmer*innen sowie der gesetzlichen Datenschutzregeln
Fazit:
Um Arbeitszeiten rechtssicher zu erfassen, sollten Arbeitgeber auf eine professionelle Zeiterfassungslösung setzen und darin investieren. So können auch mögliche Bußgelder bei Verstößen vermieden werden. Und auch eine größere Zufriedenheit der Arbeitnehmer*innen ist gewährleistet, wenn Arbeitszeiten auf einem professionellen und zeiteffizienten Niveau erfasst werden und Arbeitgeber damit auf einen hohen Gesundheitsschutz der Beschäftigten setzen.
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