Die Weitergabe von Zugangsdaten gehört in vielen Bereichen zum Alltag – sei es im IT-Support, in der Zusammenarbeit mit Kunden oder bei interner Kommunikation im Unternehmen. Häufig werden Passwörter dabei einfach per E-Mail oder Messenger weitergeleitet.
Was im ersten Moment praktisch erscheint, ist aus Sicht der IT-Sicherheit und des Datenschutzes jedoch nicht unbedenklich – vor allem, wenn es um sensible Zugänge geht.
Das Weitergeben von Passwörtern über E-Mail oder Messenger ist nicht nur unsicher – es kann auch zu Datenschutzproblemen führen.
Warum E-Mails ungeeignet sind
E-Mails werden teilweise unverschlüsselt übertragen und auf dem Weg zum Empfänger über verschiedene Server geleitet. Dabei besteht die Gefahr, dass Inhalte – insbesondere bei fehlerhafter Konfiguration – abgefangen oder mitgelesen werden können.
Auch Messenger wie WhatsApp oder Slack sind nicht dafür ausgelegt, sensible Informationen wie Passwörter sicher zu übertragen. Nachrichten werden dort häufig dauerhaft gespeichert, und eine nachträgliche Kontrolle oder Löschung ist nicht möglich. Wer Zugriff auf das Gerät oder den Account hat, kann sämtliche Inhalte einsehen.
So werden E-Mail-Postfächer und Chat-Verläufe schnell zu inoffiziellen Passwort-Managern – jedoch ohne Sicherheitsfunktionen, Protokollierung oder Zugriffskontrolle.
Datenschutzrechtliche Herausforderungen
Darüber hinaus sind viele gängige Kommunikationsdienste aus datenschutzrechtlicher Sicht problematisch:
- Daten werden oft außerhalb der EU gespeichert
- Es fehlen häufig Auftragsverarbeitungsverträge
- Die Kontrolle über die Datenverarbeitung liegt nicht beim Nutzer
Gerade im geschäftlichen Kontext kann das zu rechtlichen Risiken führen – bis hin zu Verstößen gegen die DSGVO.
Sichere Alternative: Einmal-Links zur vertraulichen Übermittlung
Eine effektive Möglichkeit, Passwörter sicher weiterzugeben, ist die Nutzung von One-Time-Links – also Links, die nur einmal geöffnet werden können und sich danach automatisch zerstören.
One-Time-Secret stellt genau diese Funktion bereit:
- Die Inhalte werden clientseitig im Browser verschlüsselt, bevor sie übertragen werden
- Es entsteht ein Einmal-Link, der sich nach dem ersten Zugriff selbst löscht
- Optional können Gültigkeitsdauer und Passwortschutz festgelegt werden
- Der Dienst ist ohne Registrierung nutzbar und wird in unserem deutschen Rechenzentrum gehostet
So ist sichergestellt, dass vertrauliche Informationen nur vom gewünschten Empfänger gelesen werden können – und nicht dauerhaft gespeichert bleiben.
Praktische Einsatzbereiche
- IT-Support: Sicheres Übermitteln von Logins an Kunden oder Mitarbeitende
- Agentur- und Projektarbeit: Übergabe von Zugangsdaten zu Systemen oder Plattformen
- Interne Kommunikation: Austausch sensibler Informationen zwischen Administratoren
Durch die zeitlich begrenzte Verfügbarkeit und automatische Löschung der Inhalte werden Sicherheitsrisiken minimiert und datenschutzrechtliche Vorgaben eingehalten.
Fazit: Sicher. Einfach. DSGVO-konform.
Mit Lösungen wie One-Time-Secret lassen sich vertrauliche Informationen einfach, sicher und rechts-konform übermitteln. Einmalige Links mit clientseitiger Verschlüsselung und automatischer Löschung bieten eine Moderne Alternative für alle, die sensible Daten verantwortungsvoll teilen möchten.
